Tulostaminen puhelimesta ja tabletista yrityksessä: AirPrint, Mopria ja muut vaihtoehdot
Tulostaminen puhelimesta ja tabletista helpottaa työntekoa silloin, kun asiakirja saapuu sähköpostiin, pilvipalveluun tai viestisovellukseen mobiililaitteella. Yrityksessä käyttöönotto vaatii kuitenkin enemmän suunnittelua kuin kotona: tulostimen, mobiililaitteen ja verkon täytyy tukea samaa tekniikkaa, ja käyttöoikeudet on rajattava työtehtävien mukaan.Yleisimmät ratkaisut ovat Applen…
Voit jättää meille soittopyynnön
Jätä nimesi ja numerosi, niin soitamme takaisin saman päivän aikana.
Tulostaminen puhelimesta ja tabletista helpottaa työntekoa silloin, kun asiakirja saapuu sähköpostiin, pilvipalveluun tai viestisovellukseen mobiililaitteella. Yrityksessä käyttöönotto vaatii kuitenkin enemmän suunnittelua kuin kotona: tulostimen, mobiililaitteen ja verkon täytyy tukea samaa tekniikkaa, ja käyttöoikeudet on rajattava työtehtävien mukaan.
Yleisimmät ratkaisut ovat Applen AirPrint, Android-laitteille suunnattu Mopria sekä tulostinvalmistajien omat sovellukset. Sopiva toteutustapa riippuu laitekannasta, verkkorakenteesta ja siitä, tarvitsevatko työntekijät esimerkiksi suojatulostusta, käyttäjäkohtaista seurantaa tai tulostamista toimiston ulkopuolelta.
Tulostaminen puhelimesta ja tabletista: käyttöedellytykset
Mobiilitulostus toimii tavallisesti langattoman lähiverkon kautta. Puhelimen tai tabletin pitää päästä verkkoon, josta tulostuspalvelu löytää tulostimen. Monessa toimistossa henkilöstön langaton verkko, vierasverkko ja tulostinverkko on erotettu toisistaan. Tällöin verkkolaitteiden asetusten täytyy sallia tarvittava liikenne verkkojen välillä ilman, että vieraat pääsevät yrityksen tulostimiin.
Tarkista ennen käyttöönottoa nämä tekniset ja hallinnolliset edellytykset.
Tulostimen tuki: varmista laitteen teknisistä tiedoista AirPrint-, Mopria- tai valmistajan sovellustuki.
Verkkoyhteys: kytke tulostin kiinteään tai langattomaan yritysverkkoon ja määritä sille pysyvä osoite tai DHCP-varaus.
Laiteohjelmisto: päivitä tulostimen ohjelmisto ennen palvelujen avaamista käyttäjille.
Käyttöoikeudet: päätä, saavatko kaikki työntekijät käyttää väri- ja kaksipuolista tulostusta tai luottamuksellisia tulostusjonoja.
Pelkkä Wi-Fi-yhteys ei takaa toimivuutta. Tulostimen etsintä perustuu usein mDNS- tai Bonjour-liikenteeseen, jonka yritysverkon palomuuri tai verkkosegmentointi voi estää. Verkon ylläpitäjän kannattaa testata laitteiden löytyminen eri käyttäjäverkoista ja kirjata toimivat asetukset myöhempää vianrajausta varten.
Tulostaminen puhelimesta ja tabletista AirPrintillä
AirPrint kuuluu iPhone- ja iPad-laitteiden käyttöjärjestelmään, joten käyttäjän ei tavallisesti tarvitse asentaa erillistä ajuria. Käyttäjä avaa asiakirjan tai kuvan, valitsee sovelluksen jakovalikosta tulostustoiminnon ja määrittää tulostimen sekä kopiomäärän. Sovellus ja tulostin ratkaisevat, ovatko esimerkiksi paperikoko, väritila ja kaksipuolinen tulostus valittavissa.
AirPrint sopii yritykselle, jossa henkilöstö käyttää hallittuja Apple-laitteita ja yhteensopivia verkkotulostimia. Applen AirPrint-ohjeessa kuvataan toiminnon peruskäyttö ja yhteysvaatimukset. Yritysverkon asetukset, käyttäjien tunnistus ja tulostustöiden seuranta vaativat silti organisaatiokohtaisen ratkaisun.
| Ratkaisu | Sopivat laitteet | Yrityskäytön huomio |
|---|---|---|
| AirPrint | iPhone, iPad ja yhteensopivat tulostimet | Helppo ottaa käyttöön, mutta perustoiminto ei yksin tarjoa keskitettyä käyttäjäseurantaa. |
| Mopria | Android-laitteet ja Mopria-yhteensopivat tulostimet | Tulostuspalvelu vähentää valmistajakohtaisten sovellusten tarvetta. |
| Valmistajan sovellus | Tuettujen merkkien tulostimet ja monitoimilaitteet | Tarjoaa usein skannauksen, laitehallinnan ja tavallista laajemmat asetukset. |
| Hallittu tulostuspalvelu | Useat käyttöjärjestelmät ja toimipisteet | Mahdollistaa tunnistautumisen, raportoinnin ja suojatun tulostusjonon. |
AirPrintin näkyvyys kannattaa rajata niihin tulostimiin, joita mobiilikäyttäjät tarvitsevat. Pitkä, nimeämätön laiteluettelo lisää virhetulostuksia. Selkeä nimi, kuten ”Vaakatie 3, neuvottelutila, A4”, auttaa käyttäjää valitsemaan oikean laitteen ilman kokeilua.
Mobiilitulostus toimii yrityksessä luotettavasti, kun verkko, käyttöoikeudet ja tulostimien nimeäminen suunnitellaan yhtenä kokonaisuutena.
Mopria ja valmistajien omat mobiilisovellukset
Mopria Print Service tarjoaa Android-laitteille valmistajariippumattoman tulostustavan. Monissa Android-versioissa palvelu sisältyy järjestelmään tai sen voi ottaa käyttöön asetuksista. Käyttäjä valitsee tulostimen sovelluksen tulostusvalikosta samaan tapaan kuin tietokoneella, eikä jokaista tulostinmallia varten tarvita omaa ajuria.
Valmistajan oma sovellus voi olla parempi vaihtoehto, jos työntekijä tarvitsee tulostamisen lisäksi skannausta puhelimeen, laitteen tilatietoja tai materiaalikohtaisia asetuksia. Toshiba- ja Brother-laitteiden ominaisuudet vaihtelevat mallisarjoittain. Sovelluksen yhteensopivuus, päivitystiheys ja pyydetyt käyttöoikeudet kannattaa tarkistaa ennen laajaa jakelua henkilöstölle.
Jos yrityksellä on useita merkkejä tai eri-ikäisiä tulostimia, yhtä tekniikkaa ei välttämättä voi käyttää koko laitekannassa. Tällöin keskitetty tulostuspalvelu voi yhdistää mobiililaitteet nykyisiin tulostusjonoihin. Laitevalintaa suunnitteleva yritys voi tutustua myös Toshiba- ja Brother-laitteiden valintakriteereihin.
Lyhyt huomio
Usean toimipisteen mobiilitulostus kannattaa sovittaa samaan käyttäjähallintaan ja tukimalliin muun tulostusympäristön kanssa.
Mobiilitulostuksen tietoturva ja keskitetty hallinta
Yrityksen tulostusympäristössä mobiililaite ei saa ohittaa tunnistautumista tai asiakirjojen käsittelysääntöjä. Luottamuksellinen asiakirja voi jäädä tulostimen luovutustasolle, jos käyttäjä lähettää työn väärään laitteeseen. Suojatulostuksessa palvelu säilyttää työn jonossa, kunnes käyttäjä tunnistautuu tulostimella PIN-koodilla, kulkukortilla tai mobiilisovelluksella.
Hallinnan peruslinjaukset vähentävät tietoturvariskejä ja tukipyyntöjä.
Erottele verkot: estä vierasverkon suora pääsy sisäisiin tulostimiin.
Salaa liikenne: käytä tuettuja salattuja yhteyksiä ja poista tarpeettomat vanhat verkkoprotokollat.
Hallitse sovelluksia: jaa hyväksytyt tulostussovellukset organisaation mobiililaitehallinnan kautta.
Kerää tarpeelliset lokit: määritä säilytysajat ja rajaa pääsy tulostustietoihin.
Mobiililaitehallinnalla eli MDM-ratkaisulla yritys voi jakaa verkkoasetukset, varmenteet ja hyväksytyt sovellukset hallittuihin puhelimiin. Samalla ylläpito voi poistaa yritystiedot kadonneesta laitteesta. Henkilökohtaisten laitteiden käytölle tarvitaan erilliset säännöt, joissa määritetään sallitut sovellukset, tallennuspaikat ja tukivastuu. Lisää käytännön toimia löytyy toimistotulostamisen tietoturvaa käsittelevästä oppaasta.
Käyttöönotto, vianrajaus ja laitteiden ylläpito
Käyttöönotto kannattaa aloittaa rajatulla testiryhmällä. Testiin valitaan eri käyttöjärjestelmäversioita, tavallisimmat asiakirjamuodot sekä väri- ja kaksipuolinen tulostus. Käyttäjiltä kerätään tiedot tulostimen löytymisestä, tulostusnopeudesta ja puuttuvista asetuksista ennen kuin ratkaisu avataan koko henkilöstölle.
Jos mobiililaite ei löydä tulostinta, tarkista kohdat tässä järjestyksessä.
Sama verkko: varmista, ettei puhelin käytä vierasverkkoa tai pelkkää mobiilidataa.
Tulostimen tila: tarkista verkkoyhteys, IP-osoite ja mahdolliset virheilmoitukset ohjauspaneelista.
Palveluasetukset: varmista, että AirPrint, Mopria tai valmistajan verkkopalvelu on käytössä.
Päivitykset: tarkista mobiililaitteen sovellusversio ja tulostimen laiteohjelmisto.
Toistuva yhteyskatkos voi johtua verkkoasetuksesta, vanhasta laiteohjelmistosta tai tulostimen verkkokortista. Mekaaniset viat, kuluneet syöttörullat ja tarvikkeiden ongelmat vaikuttavat tulostamiseen riippumatta siitä, lähetetäänkö työ puhelimesta vai tietokoneesta. AS Team Oy huoltaa tulostimia ja kopiokoneita Helsingissä sekä auttaa arvioimaan, tukeeko nykyinen laitekanta suunniteltua mobiilitulostusta.
Tarvitsetko toimivan mobiilitulostusratkaisun?
AS Team Oy auttaa tarkistamaan tulostimien yhteensopivuuden, verkkoasetukset ja huoltotarpeet. Palvelemme yrityksiä Helsingissä.