Tulostusasetusten vakiointi toimistossa: kaksipuolisuus, värit ja paperikoot hallintaan
Tulostusasetusten vakiointi vähentää tilanteita, joissa asiakirja tulostuu väärään kokoon, väreissä tai yksipuolisena. Kun yhteiskäyttöisen laitteen oletukset vastaavat toimiston tavallisia tehtäviä, tulostaminen sujuu ilman jatkuvaa asetusten vaihtamista.
Voit jättää meille soittopyynnön
Jätä nimesi ja numerosi, niin soitamme takaisin saman päivän aikana.
Tulostusasetusten vakiointi kannattaa rakentaa toimiston tavallisten asiakirjojen ympärille. Kun sopimukset, laskut, sisäiset muistiot ja esitysmateriaalit ohjautuvat oikeilla oletuksilla tulostimelle, työntekijän ei tarvitse miettiä samoja valintoja jokaisella tulostuskerralla. Selkeä perusasetusten linja helpottaa arkea, vähentää väärillä asetuksilla syntyviä tulosteita ja pitää yhteiskäyttöisen laitteen käytön yhdenmukaisena.
Tulostusasetusten vakiointi alkaa tavallisista työtehtävistä
Aloita selvittämällä, mitä toimistossa tulostetaan useimmin. Jos valtaosa aineistosta on tekstipohjaisia muistioita, raportteja ja sähköposteja, mustavalkoinen kaksipuolinen tulostus sopii usein oletukseksi. Värilliset esitykset, asiakasaineistot ja kuvia sisältävät dokumentit voivat vaatia omat asetuksensa. Yksi oletus ei palvele jokaista tilannetta, mutta sen pitää palvella yleisintä työtä.
Paperikoko kannattaa sitoa käytössä oleviin lokeroihin. A4 on monessa toimistossa tavallinen koko, kun taas A3 voi palvella esimerkiksi piirustuksia, taulukoita tai esityksiä. Kun tulostinajurissa näkyvät oikeat lokerot ja niiden paperikoot, käyttäjä välttää tilanteen, jossa asiakirja tulostuu väärälle paperille. Paperikokoihin liittyviä valintoja käsittelemme myös artikkelissa A3- vai A4-tulostin toimistoon.
Hyvät oletusasetukset tekevät tavallisesta tulostamisesta nopeaa ja yhdenmukaista.
Selkeytä toimiston tulostuskäytännöt
Käy läpi yleisimmät tulostustyöt ja kirjaa niihin sopivat oletusasetukset. Autamme, kun haluat arvioida tulostimen tai monitoimilaitteen sopivuutta toimistosi käyttöön.
Tulostusasetusten vakiointi tekee väritulostuksesta harkittua
Väritulostus kannattaa pitää helposti saatavana silloin, kun väri tuo asiakirjaan tietoa. Kaaviot, tunnistevärit, kuvat ja asiakasesitykset voivat menettää merkitystään mustavalkoisena. Sen sijaan sisäiseen tarkistukseen tarkoitettu tekstiasiakirja toimii usein hyvin mustavalkoisena. Selkeä käytäntö säästää käyttäjän aikaa: värit valitaan silloin, kun niille on käyttöä, eikä asetusta tarvitse korjata jälkikäteen.
Kaksipuolisuus kannattaa asettaa oletukseksi silloin, kun asiakirja luetaan paperilta eikä yksipuolisuudelle ole työtehtävän vuoksi tarvetta. Käyttäjä voi vaihtaa asetuksen yksipuoliseksi esimerkiksi lomakkeissa, liitteissä tai aineistossa, johon tehdään käsin merkintöjä. Tulostuslaatuun vaikuttavat myös aineisto, asetukset ja tarvikkeet. Tulosteen värien ja näytön eroja käsittelevä artikkeli auttaa rajaamaan tilannetta, jos värit eivät vastaa odotuksia.
Pidä asetukset selkeinä myös uusille käyttäjille
Yhteiskäyttöisen tulostimen asetukset toimivat parhaiten, kun niiden nimet ovat ymmärrettäviä. Käyttäjä tunnistaa esimerkiksi tavallisen mustavalkoisen A4-tulostuksen, värillisen esitystulostuksen ja A3-tulostuksen ilman arvailua. Lyhyet toimisto-ohjeet täydentävät asetuksia: niissä voi kertoa, milloin käytetään värejä, milloin kaksipuolisuutta ja mistä paperikoko vaihdetaan. Tämä helpottaa etenkin uuden työntekijän ensimmäisiä työpäiviä.
Asetuksia kannattaa tarkistaa myös silloin, kun toimiston työ muuttuu, laitteita vaihdetaan tai käyttöön tulee uusia paperilaatuja. Me huollamme tulostimia ja kopiokoneita sekä toimitamme tulostinratkaisuja ja tarvikkeita eri tarpeisiin. Jos tulostaminen tuottaa toistuvasti tyhjiä sivuja tai vääränlaisia tulosteita, lue myös ohje tyhjien sivujen selvittämiseen. Sovimme laitteeseen liittyvät asetukset ja muut yksityiskohdat tilauksen tai huollon yhteydessä.
Tarvitsetko apua tulostinratkaisussa?
Huollamme tulostimia ja kopiokoneita sekä autamme laitteiden valinnassa. Ota yhteyttä, kun haluat keskustella toimistosi laitteista ja tulostamisen tarpeista.