A3- vai A4-tulostin toimistoon? Näin valitset oikean paperikoon ja laitekapasiteetin
A3- vai A4-tulostin toimistoon on käytännön kysymys, joka vaikuttaa laitteen hintaan, tilantarpeeseen ja päivittäiseen työnkulkuun. A4 riittää useimpien yritysten laskuihin, sopimuksiin ja raportteihin. A3 tuo lisäarvoa silloin, kun henkilöstö tulostaa piirustuksia, taulukoita, esitteitä tai muita tavallista suurempia asiakirjoja.Paperikoko ei yksin…
Voit jättää meille soittopyynnön
Jätä nimesi ja numerosi, niin soitamme takaisin saman päivän aikana.
A3- vai A4-tulostin toimistoon on käytännön kysymys, joka vaikuttaa laitteen hintaan, tilantarpeeseen ja päivittäiseen työnkulkuun. A4 riittää useimpien yritysten laskuihin, sopimuksiin ja raportteihin. A3 tuo lisäarvoa silloin, kun henkilöstö tulostaa piirustuksia, taulukoita, esitteitä tai muita tavallista suurempia asiakirjoja.
Paperikoko ei yksin ratkaise laitevalintaa. Yrityksen kannattaa arvioida myös kuukausittainen tulostusmäärä, värien tarve, paperilokeroiden kapasiteetti ja skannattavien asiakirjojen koko. Liian pieni laite hidastaa työtä ja vaatii jatkuvaa paperin lisäämistä. Tarpeettoman suuri laite puolestaan vie tilaa ja sitoo rahaa ominaisuuksiin, joita kukaan ei käytä.
A3- vai A4-tulostin toimistoon: aloita käyttötarpeesta
A4 on toimistojen yleisin paperikoko. Sen mitat ovat 210 × 297 mm, kun taas A3-arkki on kooltaan 297 × 420 mm. A3 vastaa pinta-alaltaan kahta vierekkäistä A4-arkkia. Paperikokojen mittasuhteet perustuvat ISO 216 -standardiin, johon voi tutustua ISO-organisaation verkkosivustolla.
A4-laite sopii yritykselle, jossa tulostetaan tavallisia tekstiasiakirjoja, tarjouksia, laskuja ja henkilöstöhallinnon aineistoja. Pienikokoinen A4-monitoimilaite mahtuu työpöydälle tai matalalle kaapille. Se palvelee usein hyvin pientä toimistoa tai yksittäistä työryhmää.
A3-laitteen hankintaa kannattaa harkita, jos suurelle arkille on toistuva käyttötarve. Satunnainen A3-tuloste voidaan tilata painotalosta, mutta viikoittainen tarve puoltaa omaa laitetta. Arvioinnissa kannattaa tarkastella toteutunutta käyttöä muutaman kuukauden ajalta.
A3-kokoa tarvitsevat tavallisesti seuraavat aineistot:
Rakennus- ja tekniset piirustukset. Suurempi arkki säilyttää pienet merkinnät ja mittatiedot luettavina.
Laajat taulukot ja aikataulut. Useita sarakkeita sisältävä aineisto mahtuu yhdelle sivulle ilman hankalaa pienentämistä.
Esitteet ja myymälämateriaalit. A3-arkki voidaan taittaa A4-kokoiseksi nelisivuiseksi esitteeksi.
Koulutus- ja kokousaineistot. Kaaviot ja vertailut erottuvat suuremmalta sivulta ilman usean arkin yhdistämistä.
A3- ja A4-tulostimen koko, sijoitus ja paperinkäsittely
A4-tulostin on usein työpöydälle sijoitettava laite. A3-monitoimilaite seisoo tavallisesti omalla jalustallaan, ja sen ympärille tarvitaan käyttötilaa. Paperilokerot, sivuluukut ja huoltokohteet pitää pystyä avaamaan esteettä. Sijoituspaikka kannattaa mitata oviaukkoja ja kuljetusreittiä myöten ennen tilausta.
Pelkkä rungon leveys ei kerro todellista tilantarvetta. Automaattinen syöttölaite nostaa laitteen korkeutta, ja viimeistelylaite voi kasvattaa leveyttä kymmeniä senttimetrejä. Myös paperipakkauksille, väriaineille ja poistuville tulosteille tarvitaan säilytystilaa. Laitetta ei kannata sijoittaa tiukasti seinää vasten tai kulkuväylälle.
Paperinkäsittely vaikuttaa käyttömukavuuteen yhtä paljon kuin arkkikoko. Kahdella lokerolla A4- ja A3-paperit voivat olla valmiina samassa laitteessa. Jos henkilöstö käyttää eri paperilaatuja, lisälokerot vähentävät käsinsyöttöä ja virheitä.
| Vertailukohta | A4-laite | A3-laite |
|---|---|---|
| Sijoitus | Työpöytä tai pieni laitekaappi | Oma lattiatila ja huoltotila ympärillä |
| Paperikoot | Yleensä A4 ja sitä pienemmät | A3, A4 ja pienemmät koot |
| Tyypillinen käyttö | Laskut, sopimukset ja raportit | Piirustukset, taulukot ja taitettavat esitteet |
| Paperikapasiteetti | Usein muutamasta sadasta arkista ylöspäin | Laajennettavissa useilla suurilla lokeroilla |
Suuremmasta paperikoosta syntyy hyötyä vasta silloin, kun se poistaa työvaiheita tai parantaa aineiston luettavuutta.
Tulostusmäärä ratkaisee tarvittavan laitekapasiteetin
Laitekapasiteetti tarkoittaa muutakin kuin valmistajan ilmoittamaa tulostusnopeutta. Toimistossa merkitystä on suositellulla kuukausimäärällä, paperilokeroiden koolla, automaattisen syöttölaitteen kapasiteetilla ja sillä, kuinka nopeasti laite valmistaa ensimmäisen sivun. Suuri enimmäiskapasiteetti ei tarkoita, että laite soveltuu jatkuvasti tulostamaan ilmoitetun ylärajan mukaisia määriä.
Kuukausimäärää voi arvioida laskureista, väriaineiden kulutuksesta tai nykyisen laitteen hallintanäkymästä. Arvioon kannattaa lisätä tiedossa oleva kasvu, mutta varmuusvaran ei tarvitse moninkertaistaa kapasiteettia. Jos tulostus keskittyy kuunvaihteeseen, nopeudella ja lokeroiden koolla on suurempi merkitys kuin tasaisesti jakautuvassa käytössä.
Yritys voi tutustua eri kokoluokkien toimistotulostimiin ennen ominaisuuksien rajaamista. Jos sama laite tulostaa, kopioi ja skannaa, myös asiakirjansyöttölaitteen nopeus vaikuttaa jonojen syntymiseen.
Kerää päätöksen tueksi nämä käyttötiedot:
Kuukausittainen sivumäärä. Tarkista erikseen mustavalko- ja väritulosteiden määrät.
Käyttäjien määrä. Yhteiskäyttölaite tarvitsee enemmän kapasiteettia kuin yhden työpisteen tulostin.
Ruuhka-ajat. Selvitä, syntyykö tulostukseen toistuvia jonoja kokousten tai laskutusajojen yhteydessä.
Skannausmäärä. Suuri asiakirjapino edellyttää kestävää ja kaksipuolista syöttölaitetta.
Lyhyt huomio
Jos toimisto tarvitsee tulostuksen lisäksi kopiointia ja verkkoskannausta, arvioi koko työnkulku ennen laitteen valintaa.
A3- vai A4-tulostin toimistoon kustannusten kannalta?
A3-laite maksaa tavallisesti enemmän kuin vastaavan tasoinen A4-laite. Hankintahinnan lisäksi kustannuksiin vaikuttavat väriaineet, rummut, huolto, energiankulutus ja paperihävikki. Suurempi laite ei kuitenkaan ole automaattisesti kallis käyttää, jos se korvaa ulkopuoliset tulostustilaukset tai useita pieniä laitteita.
Vertailussa kannattaa laskea sivukohtainen kustannus ja arvioida laitteen käyttöikä. Edullinen hankintahinta voi johtaa korkeisiin kuluihin, jos pienet värikasetit loppuvat usein tai laite työskentelee jatkuvasti kapasiteettinsa ylärajalla. Laitehankintaa voi tarkastella myös tulostamisen kokonaiskustannuksen kautta.
A3-ominaisuudesta ei kannata maksaa vain mahdollisen tulevan tarpeen vuoksi. Jos yritys tulostaa muutaman suuren arkin vuodessa, ulkopuolinen palvelu voi olla edullisempi. Säännöllinen tarve, tiukat aikataulut tai luottamuksellinen aineisto voivat puoltaa omaa A3-laitetta.
Laske mukaan koko käyttökausi:
Tarvikkeet. Väriaineiden riittoisuus ja rumpuyksiköiden vaihtovälit vaikuttavat sivuhintaan.
Huolto. Ennakoitava huolto vähentää keskeytyksiä ja auttaa pidentämään laitteen käyttöikää.
Työaika. Hidas skannaus, paperin jatkuva lisääminen ja tulostusjonot aiheuttavat piilokuluja.
Tee lopullinen valinta työympäristön perusteella
Toimiva valinta perustuu aineistoihin, käyttäjämäärään ja tilaan. Pieni A4-monitoimilaite voi palvella alle kymmenen hengen toimistoa, jos sivumäärä pysyy maltillisena. Suurempi työryhmä tarvitsee tukevamman laitteen, vaikka A3-tulostukselle ei olisi tarvetta. Paperikoko ja kapasiteetti ovat erillisiä valintaperusteita.
Pyydä käyttäjiltä esimerkkejä asiakirjoista, joita he käsittelevät viikon aikana. Tarkista samalla värien, nidonnan, kaksipuolisen tulostuksen ja skannauksen tarve. Koevedos paljastaa, säilyvätkö taulukot ja piirustukset A4-koossa luettavina vai edellyttääkö aineisto A3-kokoa.
A3- vai A4-tulostin toimistoon kannattaa ratkaista mitatun käytön perusteella. AS Team Oy auttaa arvioimaan sopivan laitekoon, kapasiteetin ja sijoituksen Helsingissä. Samalla voidaan tarkistaa, palveleeko uusi tai kunnostettu laite yrityksen tarpeita paremmin ja millainen huoltoratkaisu tukee käyttöä.
Tarvitsetko apua tulostimen valintaan?
AS Team Oy auttaa mitoittamaan toimistoosi sopivan paperikoon, kapasiteetin ja ominaisuudet. Saat ratkaisun, joka vastaa todellista käyttöä ja käytettävissä olevaa tilaa.