Miten varmistat, että toimiston PDF-asiakirja tulostuu oikein ilman puuttuvia fontteja tai leikkautuvia reunoja?

PDF-asiakirjan tulostus onnistuu ilman yllätyksiä, kun tarkistat ennen tulostusta kolme asiaa: sivukoon, skaalauksen ja fontit. Reunat leikkautuvat yleensä siksi, että tiedoston sivu ei vastaa paperikokoa tai tulostin pienentää tai suurentaa sivua. Puuttuva fontti näkyy vääränä kirjasimena, siirtyneinä rivinvaihtoina tai kysymysmerkkeinä erikoismerkkien tilalla. Kun käyt nämä kohdat läpi ennen sopimuksen, raportin tai esitysmateriaalin tulostusta, vältät uusintatulosteet, hukkaan menneen paperin ja kiireen juuri ennen tapaamista.

PDF-asiakirjan tulostus: sivukoko ja marginaalit pitävät reunat mukana

Jokaisella tulostimella on reuna-alue, jolle laite ei tulosta. Jos PDF:n teksti, logo tai alatunniste yltää aivan sivun reunaan, osa sisällöstä jää paperilta pois. Tarkista jo ennen PDF:n tallennusta, että tärkeä sisältö on riittävän kaukana reunasta. Sopimuksissa ja raporteissa katoavat ensimmäisinä sivunumerot, allekirjoitusrivit ja taulukoiden oikea reuna. Jos laadit asiakirjan itse, jätä marginaalit reilummiksi kuin tulostimen reuna-alue vaatii, jolloin sama tiedosto toimii eri laitteilla.

Vertaa seuraavaksi tiedoston sivukokoa paperilokeron kokoon. A4-sivuiseksi tehty PDF tulostuu siististi A4-paperille, mutta A3-laitteella tai vaihtuneella paperilla ohjelma joko skaalaa tai rajaa sivua. Tulostusikkunassa valinta Sovita sivulle pienentää sivun tulostusalueelle, joten reunat pysyvät mukana. Todellinen koko säilyttää mitat, mutta voi leikata reunoja. Valitse todellinen koko vain, kun mittakaavalla on merkitystä, esimerkiksi piirustuksissa. Tarkista myös, että pysty- tai vaakasuunta on oikein.

Tulosta tärkeästä asiakirjasta ensin yksi koesivu ja vertaa sitä näyttöön, ennen kuin tulostat koko erän.

Upotetut fontit pitävät PDF-asiakirjan tulostuksen ulkoasun samana

PDF-tiedoston tarkoitus on säilyttää ulkoasu, mutta se onnistuu vain, kun fontit on upotettu tiedostoon. Useimmat ohjelmat upottavat ne, kun tallennat asiakirjan PDF-muotoon suoraan Wordin kaltaisesta tekstinkäsittelyohjelmasta tai taulukkolaskennasta. Katseluohjelman tiedosto-ominaisuuksista näet fonttiluettelon ja sen, onko jokainen fontti upotettu. Jos fontti puuttuu, ohjelma korvaa sen toisella, ja tekstin leveys muuttuu. Silloin rivit katkeavat eri kohdasta, sivumäärä voi kasvaa ja huolellisesti taitettu esite menee uusiksi.

Jos saat PDF:n kumppanilta tai asiakkaalta ja tekstin ulkoasu on outo, pyydä uusi tiedosto, jossa fontit on upotettu. Oman tiedoston voit tallentaa uudelleen alkuperäisestä dokumentista. Skannattu asiakirja, esimerkiksi allekirjoitettu sopimus, on kuvaa, joten fonttiongelmia ei synny, mutta reunat ja sivukoko kannattaa tarkistaa silti. Jos teksti on haalea tai raidallinen, syy voi olla tarvikkeissa tai laitteessa. Siihen löydät apua artikkelista tulostuslaadun parantaminen.

Esikatselu ja koetuloste ennen sopimuksen tai raportin tulostusta

Tulostusesikatselu näyttää sivumäärän, suunnan ja skaalauksen ennen kuin paperia kuluu. Selaa koko tiedosto, älä vain ensimmäistä sivua, koska leveät taulukot ja alatunnisteet katkeavat usein vasta myöhemmillä sivuilla. Tulosta tärkeästä asiakirjasta ensin yksi koesivu tai lyhyt versio ja vertaa sitä näyttöön. Tarkista erityisesti sivun reunat, logot ja allekirjoituskentät. Jos koesivu näyttää oikealta, tulosta loput. Jos ei, korjaa asetus ja kokeile uudelleen. Vasta sen jälkeen kannattaa tulostaa kymmeniä kopioita asiakastapaamiseen tai kokoukseen.

Kun jokin asetus toimii hyvin, kirjaa se toimiston yhteiseksi vakioksi, jotta jokainen työntekijä tulostaa samoilla valinnoilla. Aiheesta löydät lisää artikkeleista tulostusasetusten vakiointi ja raporttien, sopimusten ja esitteiden tulostusasetukset. Jos asetukset ovat kunnossa mutta tuloste on silti vinossa tai arkki tarttuu, vika on laitteessa. Huollamme tulostimia ja kopiokoneita, ja pienet viat, kuten paperinsyöttöongelmat ja tukokset, korjaamme useimmiten saman päivän aikana.