Tulostettavat raportit, sopimukset ja esitteet: näin valitset toimistolle sopivat tulostusasetukset

Toimiston tulostusasetukset kannattaa valita asiakirjan käyttötarkoituksen mukaan, ei laitteen oletusten mukaan. Sisäinen raportti riittää mustavalkoisena ja kaksipuolisena, sopimus tulostuu yksipuolisena ja selkeänä, esite värillisenä ja paksummalle paperille. Kun jaat asiakirjat näihin kolmeen ryhmään, päätät asetukset kerran ja säästät paperia, väriainetta ja aikaa. Laadun ja nopeuden välillä valitset tapauskohtaisesti: arkinen työpaperi saa tulla nopeasti, mutta asiakkaalle jaettava aineisto saa viedä hetken pidempään.

Toimiston tulostusasetukset raporteille: mustavalkoinen ja kaksipuolinen

Raportit, muistiot ja työasiakirjat luetaan yleensä kerran tai kaksi, ja sen jälkeen ne päätyvät kansioon. Valitse niille mustavalkotulostus ja kaksipuolisuus, jolloin paperia kuluu puolet vähemmän. Vedoksiin sopii kevyempi tulostustila, joka käyttää vähemmän väriainetta. Jos raportissa on kaavioita, tulosta ensin yksi sivu harmaasävyinä ja katso, erottuvatko sarjat toisistaan. Jos eivät erotu, tulosta väriä vain kaaviosivuille ja pidä muu osa mustavalkoisena. Näin raportti pysyy luettavana ilman turhaa kulua.

Kun tulostat 40-sivuisen raportin kokoukseen kuudelle osallistujalle, nopeus ratkaisee. Käytä lajittelua, jotta kokonaiset sarjat tulevat valmiiksi järjestettyinä, ja nidontaa, jos laitteessasi on se. Kun kaksipuolisuus, värit ja paperikoot on sovittu yhteisesti, kukaan ei joudu arvaamaan oikeaa valintaa jokaisen tulostuksen yhteydessä, eikä kokouksen alku viivästy. Siitä kerrotaan tarkemmin kirjoituksessa tulostusasetusten vakioinnista toimistossa. Kokeile asetuksia ensin pienellä sarjalla. Viiden sivun koesarja paljastaa väärän paperikoon tai värivalinnan ennen kuin koko pino on tulostettu.

Sisäinen raportti saa tulla nopeasti, mutta asiakkaalle jaettava esite tarvitsee oikean paperin ja korkean laadun.

Sopimusten tulostusasetukset: selkeys ennen nopeutta

Sopimus tulostetaan yleensä allekirjoitettavaksi ja arkistoitavaksi. Valitse yksipuolinen tulostus, jolloin allekirjoitukset ja paraafit on helppo kerätä sivu kerrallaan ja liitteet pysyvät erillään. Käytä normaalia tai korkeaa tulostuslaatua, jotta pieni teksti, taulukot ja logot pysyvät luettavina. Mustavalkoinen riittää, ellei sopimuksessa ole värillisiä liitteitä. Tavallinen valkoinen toimistopaperi toimii hyvin, kunhan kaikki sivut tulostetaan samalle paperilaadulle. Yksi selkeä koetuloste kertoo nopeasti, onko asetus kunnossa.

Tulosta aina ensin yksi koesivu ja tarkista marginaalit, sivunumerointi ja se, että liitteet ovat oikeassa järjestyksessä. Virheen huomaa yhdestä arkista, eikä vasta viidenkymmenen sarjan jälkeen. Sopimuksissa nopeus on toissijaista, koska sarja tulostetaan harvoin ja sen on oltava kunnossa heti ensimmäisellä kerralla. Jos useat henkilöt tulostavat sopimuksia, sovi yhteinen pohja, jossa asetukset ovat valmiina, ja tallenna se kaikkien käyttöön. Näin kaikkien sopimusten ulkoasu pysyy yhtenäisenä.

Esitteet: väri ja paperi ratkaisevat vaikutelman

Esite on asiakkaan käsissä, joten laatu painaa enemmän kuin nopeus. Valitse väritulostus, korkein laatuasetus ja paperityyppi, joka vastaa laitteeseen syöttämääsi paperia, esimerkiksi paksu tai päällystetty. Laite säätää tulostuksen paperityypin mukaan, ja väärä valinta voi näkyä epätasaisena tai himmeänä jälkenä. Ohuella toimistopaperilla esite näyttää luonnokselta, joten valitse paperi jo ennen tulostusta. Paksulle paperille kannattaa tulostaa käsinsyötöstä, jos laitteessasi on sellainen. Palauta paperityyppi tavalliseen toimistopaperiin heti työn jälkeen, ettei seuraava tulostus mene pieleen.

Tulosta koevedos ja vertaa värejä alkuperäiseen aineistoon, sillä näytön ja tulosteen värit voivat poiketa toisistaan. Jos ero on suuri, selvitä ensin asetukset ja paperi ennen kuin tulostat koko erän. Apua löydät kirjoituksesta tulostuslaadun parantamisesta ja paperin sekä väriaineen valinnasta tarvikkeita käsittelevässä kirjoituksessa. Jos jälki on raidallista tai värit vaihtelevat, laite voi tarvita huoltoa, ja huollamme useimpien merkkien kopiokoneita ja tulostimia.