Miten varatulostin auttaa pitämään toimiston työn käynnissä laitevian aikana?

Varatulostin toimistoon kannattaa ottaa käyttöön ennen kuin päälaite pysähtyy. Kun laskut, sopimukset, lähetysasiakirjat tai muut päivittäiset tulosteet pitää saada paperille, valmiiksi asennettu varalaite antaa henkilöstölle selkeän vaihtoehdon. Meiltä saat tulostimia, vaihtokoneita ja tarvikkeita sekä huollon useille laitemerkeille.

Varatulostin toimistoon valitaan tärkeimpien töiden mukaan

Aloita siitä, mitä tulostustöitä ei voi siirtää seuraavaan päivään. Toisessa toimistossa varalaitteella tulostetaan vain laskut ja sopimukset, toisessa tarvitaan myös väritulosteita, skannausta tai kopiointia. Paperikoko, tulostusmäärä ja tarvittavat toiminnot ratkaisevat, riittääkö kompakti tulostin vai tarvitaanko monitoimilaite. Laitteen valintaa voit jäsentää myös A3- ja A4-tulostimen vertailulla.

Varalaite tarvitsee oman paikan, verkkoyhteyden ja helposti saatavilla olevat tarvikkeet. Jos tulostin jää varastoon ilman paperia tai oikeaa väriainetta, siitä ei ole apua kiireessä. Nimeä myös henkilöt, jotka osaavat vaihtaa tulostimen työasemalla ja kertoa muille, missä tilanteessa varatulostinta käytetään. Lyhyt, selkeä ohje vähentää keskeytyksiä silloin, kun päälaite on pois käytöstä.

Valmiiksi asennettu varatulostin auttaa pitämään tärkeät tulostustyöt käynnissä laitevian aikana.

Varatulostin toimistoon otetaan käyttöön ennen häiriötä

Asenna varatulostin työasemille jo etukäteen ja testaa tulostus tavallisella asiakirjalla. Tarkista samalla, että käyttäjät löytävät laitteen tulostusvalikosta ja osaavat valita sen tarvittaessa pääasialliseksi tulostimeksi. Käy läpi myös kaksipuolinen tulostus, värivalinnat ja paperikasettien käyttö. Uusien työntekijöiden perehdytyksessä auttaa toimiston tulostusohje.

Kun päälaite tarvitsee huoltoa, henkilöstö voi siirtää työnsä varatulostimeen joko valitsemalla sen tulostusikkunasta tai käyttämällä sovittua tulostusjonoa. Tulosta ensin yksi sivu, jos asiakirjassa on erikoisasetuksia, kuten tarroja, kirjekuoria tai värillisiä sivuja. Näin vältät sen, että kiireellinen työ lähtee väärälle paperille tai tulostuu puutteellisena. Pidä ohjeessa näkyvillä myös tieto siitä, kenelle laiteongelmasta ilmoitetaan.

Huolto pitää varatulostimen käyttövalmiina

Varatulostin tarvitsee huoltoa siinä missä päälaitekin. Testitulostus, paperinsyötön tarkistus ja tarviketilanteen seuraaminen paljastavat usein käytännön puutteet ennen kuin laitetta tarvitaan. Huollamme useimpia kopiokoneiden, tulostimien ja faksien merkkejä, myös vanhempia laitteita. Pienet viat, kuten paperinsyöttöongelmat ja tukokset, voidaan useimmiten korjata saman päivän aikana.

Varalaite toimii parhaiten osana koko toimiston laitekantaa. Me voimme auttaa, kun tarvitset huoltoa, uutta Toshiba- tai Brother-laitetta, takuukunnostettua vaihtokonetta tai tulostustarvikkeita. Huoltosopimus voidaan sovittaa tarpeisiisi, ja sen rinnalle voi suunnitella varalaitteen roolin. Lue myös, miten huoltosopimus ja kertahuolto eroavat toisistaan.