Miten toimisto valmistautuu kopiokoneen tai tulostimen huoltokäyntiin?

Kopiokoneen tai tulostimen huoltokäynti etenee joutuisasti, kun kuvaat laitteen oireet mahdollisimman tarkasti ennen yhteydenottoa. Kerro, mitä laite tekee, milloin häiriö alkoi ja koskeeko se tulostusta, kopiointia, skannausta vai paperinsyöttöä. Me huollamme kopiokoneita, tulostimia ja telefaxeja, ja hyvä lähtötieto auttaa meitä kohdistamaan vian selvityksen oikeaan kohtaan heti käynnin alussa.

Kopiokoneen tai tulostimen huoltokäynti alkaa oireiden kirjaamisesta

Kirjaa virheilmoitus sellaisena kuin se näkyy laitteen näytöllä. Ota kuva näytöstä, tulostusvirheestä tai paperista, johon jää raitoja, tahroja tai puuttuvia värejä. Merkitse myös, tapahtuuko häiriö jokaisella tulostuksella vai vain esimerkiksi kaksipuolisessa tulostuksessa, skannauksessa tai tietystä paperikasetista. Näin huoltajamme saa selkeän kuvan tilanteesta jo ennen kuin laitteen kansia tarvitsee avata.

Käyttötilanne kertoo usein paljon. Jos paperitukos toistuu, kerro käytetty paperikoko, kasetti ja mahdollinen erikoismateriaali. Jos tulostuslaatu muuttuu, säästä yksi tai kaksi esimerkkitulostetta vertailua varten. Tutustu tarvittaessa myös paperitukosten tavallisiin syihin ja tulostuslaadun arviointiin.

Tarkka oirekuvaus ja vapaa pääsy laitteelle antavat huoltokäynnille parhaan alun.

Valmistele laitteen ympäristö huoltokäyntiä varten

Järjestä kopiokoneen tai tulostimen ympärille työskentelytilaa. Siirrä laitteen päältä asiakirjat, laatikot ja muut tavarat sekä varmista, että paperikasetteihin, sivuluukkuihin ja virtajohtoon pääsee käsiksi. Huoltokäynti nopeutuu, kun laitteen luo ei tarvitse raivata kulkureittiä kesken työn. Jos laite on sijoitettu kalusteeseen, jätä luukut ja avattavat osat helposti käytettäviksi.

Pidä laitteen tavallinen käyttöympäristö ennallaan, jos mahdollista. Paperi, käytössä olevat tarvikkeet ja tavalliset tulostusasetukset auttavat toistamaan oireen. Esimerkiksi jos laite jumittaa vain yhdestä kasetista, huoltajamme voi kokeilla samaa kasettia ja paperia. Kun säästät 10 minuuttia oireen selvittämisessä ja 10 minuuttia laitteen ympäristön järjestelyssä, huoltotyölle jää 20 minuuttia enemmän aikaa itse vian tutkimiseen.

Kopiokoneen tai tulostimen huoltokäynti hyötyy oikeista käyttöoikeuksista

Nimeä henkilö, joka tuntee laitteen päivittäisen käytön ja voi olla tavoitettavissa huoltokäynnin aikana. Hän osaa kertoa, mitä tapahtui ennen häiriötä, missä työvaiheessa ongelma ilmenee ja ovatko muut käyttäjät kohdanneet saman tilanteen. Jos tulostin tai monitoimilaite käyttää verkkoyhteyttä, pidä tarvittava yhteyshenkilö valmiina myös mahdollisia asetusten tarkistuksia varten.

Meillä on yli 30 vuoden kokemus konttorikoneiden huollosta, myös vanhempien laitteiden parissa. Huollamme useimpia kopiokoneiden, tulostimien ja faksien merkkejä. Kun toimitat oirekuvauksen, esimerkkitulosteen ja esteettömän pääsyn laitteelle, voimme käyttää käynnin laitteen toiminnan palauttamiseen. Lue myös tulostimen turvallisesta peruspuhdistuksesta, jos haluat pitää laitteen ulkopinnat ja helposti saavutettavat osat siistinä ennen huoltoa.