Miten arvioit toimiston tulostuskapasiteetin kiireisille sesongeille?
Toimiston tulostuskapasiteetti kannattaa arvioida ennen kiireistä kautta, kun tulostusmäärät, käyttäjät ja työvaiheet ovat vielä hallinnassa. Laskurilukemat ja työnkulkujen kartoitus näyttävät, riittääkö nykyinen laite vai tarvitaanko lisää kapasiteettia.
Voit jättää meille soittopyynnön
Jätä nimesi ja numerosi, niin soitamme takaisin saman päivän aikana.
Toimiston tulostuskapasiteetti kannattaa arvioida ennen kuin raportointikausi, tapahtuma tai muu ruuhka täyttää tulostusjonot. Selvitä ensin, kuinka paljon sivuja tulostuu tavallisena kuukautena ja kuinka paljon määrä kasvaa kiireisimpinä viikkoina. Pelkkä kokonaismäärä ei riitä, sillä myös värisivut, paperikoot, skannaus ja usean käyttäjän samanaikainen työ vaikuttavat siihen, miten laite palvelee toimistoa.
Toimiston tulostuskapasiteetti näkyy käyttömäärän vaihteluissa
Aloita laitekohtaisista laskurilukemista. Kirjaa mustavalko- ja värisivut samaan aikaan joka kuukausi, ja merkitse erikseen ajankohdat, jolloin tulostusmäärä kasvaa. Kun vertaat tavallista kuukautta kiireiseen jaksoon, näet, kuinka suuri lisäkuorma laitteelle tulee. Laskurista voi löytyä myös erittelyjä kopioinnista, tulostuksesta ja muista toiminnoista. Kopiokoneen laskurin lukeminen auttaa kokoamaan seurannan johdonmukaisesti.
Tulostusmäärä kannattaa yhdistää aikaan. Jos suuri määrä sivuja syntyy tasaisesti viikon aikana, nykyinen laite voi selvitä työstä hyvin. Jos taas useat työntekijät tarvitsevat tulosteita saman aamupäivän aikana, ratkaisevaa on laitteen nopeus, paperinsyöttö ja kyky käsitellä tulostusjonoa. Esimerkiksi tapahtumaa ennen tulostettavat ohjelmat, nimilistat ja opasteet voivat kuormittaa laitetta eri tavalla kuin tavallinen toimistotulostus.
Kiireisen kauden kapasiteetti selviää, kun seuraat sivumääriä, käyttäjiä ja tulostuksen ajankohtia yhdessä.
Kokoa laitteiden käyttöluvut
Kirjaa nykyisten laitteiden merkit, mallit ja viimeisimmät laskurilukemat. Saat niistä lähtökohdan tulostuskapasiteetin arviointiin.
Arvioi tulostuskapasiteetti käyttäjien ja työnkulkujen kautta
Selvitä, ketkä käyttävät laitetta kiireisimpänä aikana ja mitä he tulostavat. Yksi laite voi palvella hyvin pientä työryhmää, mutta samalle laitteelle ohjautuvat laskut, sopimukset, asiakasmateriaalit ja skannaus voivat muodostaa ruuhkan. Kirjaa myös, tarvitsevatko käyttäjät A3-tulosteita, väriä, kaksipuolisuutta tai erikoispaperia. Näin laiteratkaisu vastaa työn sisältöä, ei vain sivumäärää.
Tunnista myös työvaiheet, joissa tulostuksen on onnistuttava tiettyyn aikaan. Laskutus voi odottaa hetken, mutta asiakastilaisuuden materiaalit tai toimitusasiakirjat eivät aina odota. Jos yksi monitoimilaite hoitaa tulostuksen, kopioinnin ja skannauksen, sen käyttö kannattaa suhteuttaa kaikkiin näihin tehtäviin. Monitoimilaitteen ja erillisten laitteiden valinta auttaa jäsentämään, milloin yksi laite riittää ja milloin työnjakoa kannattaa muuttaa.
Toimiston tulostuskapasiteetti kannattaa mitoittaa ennen ruuhkaa
Sesonkia varten ei tarvitse tehdä päätöstä pelkän kiireisen päivän perusteella. Tarkastele, toistuuko ruuhka vuosittain, kuukausittain vai satunnaisesti. Jos käyttö kasvaa ennakoitavasti, laitekantaa, tarvikkeita ja huoltoa voi suunnitella ajoissa. Samalla kannattaa tarkistaa, onko tulostusasetuksia mahdollista yhdenmukaistaa. Kaksipuolisuuden, väritulostuksen ja paperikokojen vakiointi vähentää epäselvyyksiä silloin, kun käyttäjiä on paljon ja aikataulu on tiukka.
Kun toimitat meille laitteiden merkit, mallit, laskurilukemat sekä kuvauksen kiireisistä työvaiheista, autamme arvioimaan sopivaa ratkaisua. Huollamme kopiokoneita, tulostimia ja telefaxeja, myymme uusia Toshiba- ja Brother-laitteita sekä toimitamme tarvikkeita eri merkkeihin ja malleihin. Tarvittaessa voit tutustua myös tulostinratkaisuihimme.
Tarvitsetko lisää tulostuskapasiteettia?
Kerro meille, milloin tulostus ruuhkautuu ja mitä työvaiheita laitteet palvelevat. Autamme arvioimaan toimistollesi sopivaa laite- ja huoltoratkaisua.