Kopiokoneen osoitekirja kuntoon: näin hallitset skannauksen sähköpostivastaanottajia

Kopiokoneen osoitekirja kannattaa pitää ajan tasalla, jos skannaat asiakirjoja sähköpostiin usein. Kun vastaanottajat, ryhmät ja nimikkeet ovat selkeitä, löydät oikean osoitteen laitteen näytöltä ilman käsin kirjoittamista. Samalla vähennät riskiä, että asiakirja lähtee vanhaan tai väärään osoitteeseen. Osoitekirja palvelee parhaiten, kun sitä käsitellään osana toimiston tavallisia ylläpitotöitä.

Kopiokoneen osoitekirja tekee toistuvasta skannauksesta nopeaa

Aloita vastaanottajista, joita käytetään viikoittain. Taloushallinnon yhteinen postilaatikko, asiakaspalvelu ja oma arkisto voivat olla osoitekirjassa helposti tunnistettavilla nimillä. Käytä nimiä, jotka kertovat kohteen tarkoituksen myös uudelle työntekijälle. Pelkkä henkilön nimi ei aina riitä, jos samaan laitteeseen on tallennettu useita samanlaisia yhteystietoja. Selkeä nimi nopeuttaa valintaa kiireessä.

Vastaanottajaryhmät sopivat tilanteisiin, joissa sama asiakirja pitää lähettää usealle henkilölle tai yhteiseen postilaatikkoon. Rajaa ryhmät työtehtävän mukaan, jotta niitä on helppo käyttää ja ylläpitää. Jos skannaat usein samaan kansioon tai sähköpostiin, myös skannauksen pikavalinnat voivat selkeyttää laitteen käyttöä. Nimeä pikavalinta sen mukaan, mitä käyttäjä tekee, esimerkiksi ”Laskut taloushallintoon”.

Hyvin ylläpidetty osoitekirja tekee skannauksesta nopeampaa ja auttaa valitsemaan vastaanottajan oikein.

Pidä kopiokoneen osoitekirja ajan tasalla

Varaa osoitekirjan läpikäyntiin hetki aina, kun työntekijän tehtävät muuttuvat, yhteinen sähköpostiosoite vaihtuu tai yhteistyökumppanin yhteystiedot päivittyvät. Poista käytöstä jääneet merkinnät sen sijaan, että jätät ne listalle varmuuden vuoksi. Pitkä lista, jossa on vanhoja osoitteita ja epäselviä nimikkeitä, hidastaa käyttöä ja tekee virhevalinnoista todennäköisempiä.

Tarkista samalla, kenellä on oikeus muokata osoitekirjaa ja millä nimillä yhteisiä vastaanottajia käytetään. Sähköpostiosoite kuuluu viestinnän välitystietoihin, ja väärään osoitteeseen lähetetty viesti voi paljastaa tietoja ulkopuoliselle. Siksi vastaanottajien hallinta kuuluu myös toimiston tietoturvaan. Lue lisää väärään osoitteeseen lähetetyn viestin riskeistä ja toimistotulostamisen tietoturvasta.

Rakenna osoitekirja toimiston arjen mukaan

Pidä yhteiset osoitteet erillään henkilökohtaisista vastaanottajista. Toimiva rakenne voi jakaa merkinnät esimerkiksi sisäisiin tiimeihin, asiakkaisiin ja ulkoisiin palveluihin. Sopikaa myös yksi tapa kirjoittaa nimet. Kun kaikki käyttävät samaa muotoa, esimerkiksi yrityksen tai toiminnon nimellä alkavaa merkintää, hakutoiminto löytää oikean vastaanottajan nopeammin.

AS Team Oy huoltaa kopiokoneita, tulostimia ja telefax-laitteita sekä auttaa pitämään toimiston laitteet käyttökunnossa. Jos skannaus sähköpostiin ei toimi odotetusti tai laitteen käyttöä pitää muuten selkeyttää, kerro meille laitteen merkki, malli ja tilanteen kuvaus. Huoltokäyntiin valmistautuminen helpottaa tarvittavien tietojen kokoamista ennen yhteydenottoa.