Toimiston tulostusohjeet uusille työntekijöille: näin käyttö sujuu heti alusta alkaen
Toimiston tulostusohjeet auttavat uutta työntekijää tulostamaan, kopioimaan ja skannaamaan oikein jo ensimmäisenä työpäivänä. Selkeä perehdytys vähentää keskeytyksiä ja pitää asiakirjat hallinnassa.
Voit jättää meille soittopyynnön
Jätä nimesi ja numerosi, niin soitamme takaisin saman päivän aikana.
Toimiston tulostusohjeet kannattaa antaa uudelle työntekijälle heti perehdytyksen alussa. Yhden sivun ohje, jossa kerrot tulostimen sijainnin, tavalliset asetukset, skannauksen tallennuspaikan ja tuen yhteystavan, nopeuttaa työn aloitusta. Kun samat toimintatavat koskevat koko työyhteisöä, työntekijän ei tarvitse kokeilla asetuksia kesken kiireisen tehtävän tai kysyä perusasioita usealta henkilöltä.
Toimiston tulostusohjeet aloittavat työpäivän selkeästi
Kirjoita ohjeeseen ensin ne neljä asiaa, joita uusi työntekijä tarvitsee useimmin: miten laite valitaan tietokoneelta, miten valitaan mustavalko- tai väritulostus, mistä paperia lisätään ja keneltä pyydetään apua. Lisää mukaan laitteen nimi sellaisena kuin se näkyy tulostusvalikossa. Linkitä perehdytysmateriaaliin myös tulostinsivu, jotta työntekijä tunnistaa käytössä olevan laitetyypin ja sen perustoiminnot.
Näytä yksi tavallinen työtilanne. Jos 20 työntekijää tulostaa viisisivuisen kokousaineiston yksipuolisena, paperia kuluu 100 sivua. Kun aineisto sopii kaksipuoliseksi, työntekijä voi valita asetuksen jo tulostusikkunassa. Ohjeessa kannattaa silti muistuttaa, että asiakirjan ulkoasu, allekirjoitussivut ja asiakkaalle lähtevät materiaalit ratkaisevat tulostustavan. Selkeä esimerkki auttaa käyttämään asetuksia harkiten ilman ylimääräisiä kokeiluja.
Selkeä tulostusohje antaa uudelle työntekijälle varman alun ja säästää työyhteisön aikaa.
Tarvitsetko toimivat laitteet perehdytyksen tueksi?
Me huollamme toimistolaitteita, toimitamme tarvikkeita ja autamme, kun tulostin tai kopiokone tarvitsee asiantuntevaa huoltoa.
Tulostusohjeet kattavat myös kopioinnin ja skannauksen
Kopiointiohjeessa riittää alkuun selkeä järjestys: aseta alkuperäinen syöttölaitteeseen tai lasille, valitse tarvittava sivukoko ja tarkista esikatselu, jos laite tarjoaa sen. Skannausohjeessa kerro vastaanottaja, tiedostomuoto ja tallennuspaikka. Kun työntekijä tietää, lähetetäänkö asiakirja sähköpostiin vai tallennetaanko se yhteiseen kansioon, hän välttää turhat kaksoiskappaleet ja löytää tiedoston myöhemmin.
Tietosuojan kannalta ohjeessa on hyvä kertoa, ettei henkilötietoja sisältäviä tulosteita jätetä laitteen luovutusalustalle. Organisaation kannattaa myös nimetä oma toimintatapa tilanteisiin, joissa tulostus tai skannaus ei onnistu. Traficomin Kyberturvallisuuskeskus korostaa henkilöstön merkitystä organisaation tietoturvassa, joten tulostusohjeet kannattaa liittää muuhun perehdytykseen. Tutustu henkilöstön tietoturvaohjeisiin.
Pidä toimiston tulostusohjeet ajan tasalla laitetuen avulla
Päivitä ohje aina, kun laite, tulostusjono tai skannauksen tallennustapa muuttuu. Lisää loppuun yksi yhteydenottotapa tilanteisiin, joissa paperi ei kulje, tuloste jää tyhjäksi tai laite ei näy tietokoneella. Me huollamme kopiokoneita, tulostimia ja telefaxeja, toimitamme tarvikkeita sekä myymme Toshiba- ja Brother-laitteita. Yli 30 vuoden huoltokokemus auttaa myös silloin, kun toimistossa käytetään vanhempaa laitetta. Tutustu huoltokäyntiin valmistautumiseen ja skannauksen pikavalintoihin.
Pidä toimiston tulostus sujuvana
Kun ohjeet ja laitteet ovat kunnossa, uusi työntekijä pääsee aloittamaan työnsä ilman tulostamiseen liittyviä viiveitä.