Skannauksen pikavalinnat toimistossa: näin sujuvoitat asiakirjojen tallennusta

Skannauksen pikavalinnat sujuvoittavat toimiston asiakirjatyötä, kun käyttäjä valitsee laitteen näytöltä valmiin toiminnon sähköpostiin, verkkokansioon tai sovittuun tallennuskohteeseen. Sen sijaan, että jokaisella skannauskerralla kirjoitat vastaanottajan, tiedostonimen ja asetukset uudelleen, voit ohjata asiakirjan yhdellä valinnalla oikeaan työnkulkuun. Myymissämme monitoimilaitteissa yhdistyvät tulostus, kopiointi ja skannaus, joten sama laite voi palvella useita päivittäisiä tehtäviä.

Skannauksen pikavalinnat tekevät tallennuksesta yhden vaiheen

Hyvä pikavalinta vastaa toistuvaa työtilannetta. Taloushallinto voi esimerkiksi skannata ostolaskut omaan kansioonsa, myynti voi lähettää allekirjoitetut sopimukset sovittuun sähköpostiosoitteeseen ja vastaanotto voi tallentaa saapuneet asiakirjat yhteiseen työtilaan. Nimeä valinnat työn mukaan, kuten ”Laskut”, ”Sopimukset” tai ”Arkisto”. Käyttäjän ei tarvitse muistaa teknisiä osoitteita, kun laitteen näytöllä näkyy selkeä toiminto.

Jos toimistossa skannataan 20 asiakirjaa päivässä ja jokainen käyttäjä tekee kolme käsin tehtävää valintaa ennen tallennusta, kertyy 60 valintaa päivässä. Pikavalinta voi korvata nämä vaiheet yhdellä kosketuksella. Samalla tiedostonimen muoto, värivalinta ja PDF-tallennus voidaan sopia käyttötarkoituksen mukaan. Tutustu myös hakukelpoisen PDF:n hyötyihin, jos asiakirjoista pitää löytää tietoa myöhemmin haulla.

Selkeä pikavalinta ohjaa asiakirjan oikeaan paikkaan ilman toistuvia käsin tehtäviä valintoja.

Suunnittele skannauksen pikavalinnat työnkulun mukaan

Aloita kahdesta tai kolmesta yleisimmästä skannaustarpeesta. Liian pitkä valikkolista hidastaa käyttöä, kun taas rajattu määrä nimettyjä pikavalintoja helpottaa perehdytystä myös sijaisille ja uusille työntekijöille. Määritä samalla, tarvitaanko mustavalkoinen vai värillinen tiedosto, yksi- vai kaksipuolinen skannaus ja millä nimellä asiakirja tallentuu. Tarpeeton tarkkuus kasvattaa tiedostokokoa ilman hyötyä.

Verkkokansioon tallennettavissa asiakirjoissa kansiorakenne ratkaisee paljon. Valitse kohde, jonka henkilöstö tunnistaa, ja pidä tallennuspolku lyhyenä. Sähköpostiin lähetettävissä aineistoissa vastaanottajan on oltava tarkoitukseen sopiva. Luottamuksellisia tietoja käsiteltäessä käyttöoikeudet ja valittu siirtotapa kannattaa sovittaa organisaation omiin käytäntöihin. Kyberturvallisuuskeskus kuvaa tietoturvan keskeisiksi tavoitteiksi luottamuksellisuuden, eheyden ja käytettävyyden.

Skannauksen pikavalinnat pysyvät hyödyllisinä, kun asetukset pidetään ajan tasalla

Pikavalinnat tarvitsevat tarkistuksen, jos sähköpostiosoite, verkkokansio tai henkilöstön työnjako muuttuu. Käy asetukset läpi myös silloin, kun toimistoon hankitaan uusi laite tai käytössä oleva monitoimilaite siirtyy eri tiimin käyttöön. Me huollamme kopiokoneita, tulostimia ja telefax-laitteita sekä myymme Toshiba- ja Brother-tuotteita. Tarvikkeet toimitamme lähes kaikkiin merkkeihin, joten laitekanta pysyy yhden kumppanin kautta hallittavana.

Kun tarvitset uuden skannausratkaisun tai nykyisen laitteen rinnalle monitoimitulostimen, sovimme käyttöönoton yksityiskohdista tilauksen yhteydessä. Laitteen sijoitus vaikuttaa myös siihen, kuinka helposti henkilöstö käyttää yhteisiä toimintoja. Lue kopiokoneen sijoittamisesta toimistossa ja tutustu tulostinratkaisuihimme, kun haluat yhdistää skannauksen, kopioinnin ja tulostuksen toimivaksi kokonaisuudeksi.